Rechtssichere Verträge mit CRM System erstellen

Sie möchten als Unternehmen einen Vertrag mit einem Kunden, Lieferanten o.Ä. abschließen und scheuen hohe Anwaltsgebühren für das Aufsetzen der Verträge? Besonders für Unternehmen, die regelmäßig auf die Erstellung von rechtssicheren Verträgen angewiesen sind, ist eine Software zur Vertragserstellung eine Möglichkeit dauerhafte Anwaltsgebühren einzusparen und dennoch keine Abstriche bei der Gesetzeskonformität zu machen. Viele Programme bieten darüber hinaus viele weitere nützliche Funktionen, die Ihnen das Leben leichter machen können.

Unklare Formulieren können zu langwierigen Rechtsstreitigkeiten führen

Niemand mag schwammige Formulieren. Im Falle eines Rechtsstreits können unklar definierte Vertragsinhalte im Zweifel sogar richtig problematisch und teuer werden. Wer bei Verträgen also den Fehler macht, die Vertragsinhalte nicht klar zu formulieren und zu definieren, sollte sich über diesen elementaren Schritt Gedanken machen und ggf. fachmännische Unterstützung suchen.

Häufig werden auch einfach standardisierte Vertragsvorlagen aus dem Internet verwendet, die z.T. fehlerhaft oder veraltet sind und somit alles andere als rechtssicher. Solche Nachlässigkeiten können sich kleine wie große Unternehmen nicht leisten, weil dies unter Umständen

Bei Vertragsverwaltungssoftware auf bewährte Hersteller setzen

Selbstverständlich gibt es auch kleinere Anbieter, die gute Lösungen zur Vertragsverwaltung und Erstellung anbieten. Da es bei Verträgen aber wichtig ist, die aktuelle Rechtslage zu berücksichtigen, können große Anbieter wie z.B. Microsoft und deren Partner neue Bestimmungen und Gesetze durch mehr Ressourcen meist deutlich schneller und zuverlässiger in die Software implementieren als kleinere Dienstleister. Hier gilt es jedoch im Zweifel mehrere Anbieter zu vergleichen und zu erfragen, wie häufig die Software auf den neuesten Stand geupdated wird.

Vertragsmanagement CRM Systeme bieten weitere nützliche Funktionen

Neben der Erstellung eines Vertrages können moderne CRM Systeme mit vielen weiteren nützlichen Funktionen punkten. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit durch das Monitoring alle laufenden Kontrakte im Überblick zu behalten und beispielsweise automatisch benachrichtigt zu werden, wenn ein Vertrag ausläuft. Außerdem sollte es die Auswahl aus mehreren Vertragsvorlagen geben, damit Sie so wenig Zeit wie möglich mit der Erstellung verbringen müssen. Durch Versionsverläufe sehen Sie während des Erstellungsprozesses zudem jederzeit, wer wann welche Änderungen am Vertrag vorgenommen hat. Besonders bei großen Vertriebsteams ist außerdem die Möglichkeit parallel mit mehreren Personen an der Ausarbeitung eines Vertrages zu arbeiten. Module auf der Basis von Microsoft Dynamics 365 bieten diese Funktionalität und können auch problemlos auf große Teams skaliert werden

Beratung sollte wahrgenommen werden

Bevor ein unternehmen eine Microsoft Vertragssoftware bucht, sollte man die kostenlose Erstberatung vieler Anbieter in Anspruch nehmen. Viele Softwarehersteller bieten außerdem Onboardings an, in denen das Programm genauestens erklärt wird, damit am Ende alle beteiligten Mitarbeiter den Umgang damit erlernen.

Fazit

Unternehmen mit großen Vertriebsteams können mit einer Vertragsmanagement Software viel Zeit und Geld sparen. Die Programme lohnen sich häufig auch dann, wenn im Unternehmen eine eigene Rechtsabteilung vorhanden ist, weil Verträge damit zuverlässig und schnell auch von Vertrieblern und anderen Marketing Mitarbeitern erstellt und verwaltet werden können. Für einen größtmöglichen Serviceumfang und die Berücksichtigung der aktuellen Rechtssprechung in den Vertragsvorlagen sollte auf bewährte Lösungen von etablierten Herstellern zurückgegriffen werden (z.B. CRM Anbieter, die Microsoft Gold Partner sind)